شركة تنظيم فعاليات في أبوظبي

فعاليات تناسب جمهور العاصمة

تجمع فعاليات كثيرة في أبوظبي كبار المسؤولين والجهات الحكومية والمستثمرين السياديين والمؤسسيين وشركات الطاقة والجهات العاملة ضمن سلاسل إمدادها. ويتوقع هذا الجمهور برامج تلتزم بالمواعيد، وترتيبات جلوس تراعي الأسبقية، وضيافة راقية غير متكلفة، وإنتاجاً يخدم المحتوى بدلاً من تشتيت الانتباه عنه.

نخطط لهذه الفعاليات بجدول تشغيل واضح، وانتقالات يجري التدريب عليها، وترتيبات وصول مخصصة لكبار الشخصيات وغرف انتظار لهم، ومسؤول واحد في الموقع ينسق مع فريق البروتوكول لدى العميل وإدارة المكان والأمن. وعندما تنطبق قواعد بروتوكول محددة، يضعها العميل أو الجهة المضيفة، وندمجها في جميع جوانب الخطة.

أنواع الفعاليات التي ننفذها في أبوظبي

تشمل أعمالنا في أبوظبي فعاليات الأعمال والفعاليات المؤسسية والاحتفالية.

المؤتمرات والمنتديات

مسارح الجلسات العامة وشاشات العرض بتقنية ليد وشاشات متابعة المحتوى للمتحدثين، وتجهيزات الجلسات الحوارية والكلمات الرئيسية، وقاعات الجلسات الفرعية، ودعم التسجيل وإصدار بطاقات الاعتماد.

المراسم وحفلات التدشين

مراسم افتتاح وتوقيع وتدشين بتجهيزات رسمية للمسرح، وتوقيت دقيق، وزوايا رؤية تتيح للمصورين توثيق اللحظات بوضوح.

حفلات العشاء وتوزيع الجوائز

حفلات عشاء في القاعات والأماكن الخارجية تشمل المسرح والشاشات والإضاءة وتنظيم حركة تقديم الجوائز وتنسيق الفقرات الترفيهية.

إطلاق المنتجات

لحظات كشف عن المنتجات، وتصميم ديكورات، ومناطق إعلامية للعلامات التجارية التي تطلق منتجاتها في سوق الإمارات.

فعاليات الطاقة والصناعة

مؤتمرات تقنية وأيام للمورّدين وضيافة للعملاء في قطاعي الطاقة والصناعة.

المشاركة في المعارض

تصميم وبناء أجنحة للمعارض المقامة في مركز أدنيك أبوظبي، مع التخطيط المتكامل لأي فعاليات جانبية مصاحبة للمعرض.

التخطيط لأدنيك وأسابيع المعارض الكبرى

يُعد مركز أدنيك أبوظبي المكان الرئيسي للمعارض والمؤتمرات في المدينة، ويستضيف معارض دولية كبرى، من بينها أديبك لقطاع الطاقة. وخلال أسابيع المعارض الكبرى، يزداد الطلب على الفنادق وقاعات الاحتفالات والنقل وفرق الإنتاج في مختلف أنحاء المدينة، وغالباً ما ترغب الشركات في إقامة عشاء أو حفل استقبال أو اجتماع للعملاء بالتزامن مع مشاركتها بجناح.

إذا تزامنت فعاليتك مع أحد هذه الأسابيع، فنوصي بتأكيد المكان وترتيبات الفنادق مبكراً، والتخطيط للفعالية الجانبية والجناح معاً، لتجنب تعارض أعمال فرق التركيب والتوريدات والمواعيد. وتوضح صفحتنا الخاصة بأجنحة أديبك منهجنا في التخطيط للمشاركة في هذا المعرض.

أماكن إقامة الفعاليات في أبوظبي

إلى جانب أدنيك، توفر أبوظبي قاعات احتفالات فندقية ومراكز مؤتمرات، وأماكن على الواجهات البحرية وفي جزيرتي ياس والسعديات، ومواقع ثقافية وصحراوية يسهل الوصول إليها من المدينة. ولكل مكان اشتراطاته المتعلقة بأوقات التركيب والتعليق العلوي والكهرباء والضيافة ومستويات الضوضاء.

نراجع هذه الاشتراطات منذ البداية ونصمم خطة الإنتاج وفقاً لها. وتحتاج الأماكن الخارجية خصوصاً إلى خطة متكاملة للأرضيات والمنشآت المؤقتة والكهرباء والإضاءة والطقس وراحة الضيوف، ولا سيما خارج الأشهر المعتدلة.

التصاريح والموافقات

قد تحتاج الفعاليات في أبوظبي إلى تصاريح بحسب نوعها وموقعها وجمهورها. فالفعاليات المفتوحة للجمهور، والمقامة في الهواء الطلق، والتي تُباع تذاكرها، والتي تتضمن فقرات ترفيهية، تستلزم عادةً التنسيق مع الجهات المختصة في أبوظبي، بينما تُدار فعاليات الشركات الخاصة داخل الأماكن المرخصة غالباً من خلال الترتيبات المعتمدة لدى المكان نفسه.

نظراً إلى تغير المتطلبات وارتباطها بتفاصيل كل فعالية، نتحقق منها لكل مشروع مع إدارة المكان والجهة المصدرة للتصريح، وندرج خطوات الموافقة ضمن الجدول الزمني. لا نحتفظ بتصاريح مسبقة نيابةً عن العملاء، وسنوضح لك صراحةً إذا كان أحد المتطلبات يؤثر في المواعيد المقترحة.

آلية عملنا من موجز المشروع إلى التنفيذ

تُبقي آلية العمل الواضحة أصحاب المصلحة الرئيسيين على اطلاع، وتساعد على اتخاذ القرارات في مواعيدها.

• موجز المشروع: الأهداف والجمهور وعدد الضيوف والتواريخ ومتطلبات البروتوكول ونطاق الميزانية.
• الفكرة الإبداعية والعرض المفصّل، مع خيارات الأماكن وتصور أولي للإنتاج.
• تأكيد المكان وعقود المورّدين وقوائم المتطلبات الفنية.
• تطوير التصميم: المسرح والديكور والهوية البصرية والمحتوى ومخططات الجلوس.
• موافقات المكان والتصاريح عندما يتطلبها نوع الفعالية.
• التركيب والفحوص الفنية والبروفات الكاملة مع مقدّمي الفعالية والمتحدثين.
• إدارة التنفيذ المباشر بقيادة مسؤول واحد عن تسلسل فقرات العرض ومسؤول في الموقع.
• الفك والتسليم واجتماع مراجعة ما بعد الفعالية.

الميزانيات والجداول الزمنية

تعتمد التكاليف في أبوظبي أساساً على المكان والضيافة، وحجم تجهيزات المسرح والإنتاج السمعي والبصري، وعناصر الديكور المصنّعة حسب الطلب، وعدد الضيوف، والفقرات الترفيهية، والمدة التي يتيحها المكان للتركيب. وترتفع الأسعار خلال أسابيع المعارض الكبرى وعند ضيق مهلة التحضير.

خصّص من ثمانية إلى اثني عشر أسبوعاً للتحضير لمؤتمر أو حفل عشاء، ومدة أطول للمراسم الرسمية التي تضم جهات متعددة، أو الفعاليات الخارجية، أو البرامج الممتدة لعدة أيام. نقدّم ميزانيات مفصّلة لتوضيح أوجه الإنفاق وإتاحة تعديل نطاق العمل مبكراً.

كيف نعمل انطلاقاً من البحرين والرياض

يقع المقر الرئيسي لشركة The Concept WLL في البحرين، ولدينا دار إنتاج في الرياض، وليس لدينا مكتب في أبوظبي. يقود مديرو مشاريعنا التخطيط من هاتين القاعدتين، ويتواجدون في أبوظبي خلال التركيب والبروفات والفعالية نفسها، بالتعاون مع المقاولين المعتمدين من المكان والمورّدين المحليين المرخصين عند الحاجة.

وبالنسبة للمؤسسات التي تقيم فعاليات في السعودية والإمارات معاً، يعني ذلك فريقاً واحداً ومعياراً موحداً للتخطيط ونقطة اتصال واحدة على مستوى المنطقة.

تجربة الضيوف والتنفيذ في الموقع

يهتم جمهور أبوظبي بالتفاصيل. نخطط للوصول بحيث يتحرك كبار الشخصيات وسائر الضيوف بسلاسة، مع لوحات إرشادية واضحة ومكتب تسجيل سريع ومرافق لحفظ المعاطف ومناطق انتظار عند الحاجة، وترتيبات جلوس تراعي الأسبقية. وننسق النقل بين الفنادق وأماكن الفعاليات ومواقع العشاء وفق البرنامج، مع فترات احتياطية لحركة المرور والإجراءات الأمنية.

في يوم الفعالية، يدير مسؤول واحد تسلسل البرنامج من موقع التحكم، ويوجه إشارات بدء المتحدثين والفيديو والإضاءة والصوت، بينما ينسق المسؤول الميداني مع إدارة المكان والأمن والضيافة وفريقك. وتُعد البروفات مع مقدّمي الفعالية وفريق البروتوكول قبل وصول الضيوف جزءاً أساسياً من فعالياتنا، لأنها تعالج معظم المخاطر التي تسبب تأخيرات ملحوظة.

بعد الفعالية، نفك التجهيزات ضمن المهل التي يحددها المكان، ونشارك مراجعة توضح ما نجح، وما يحتاج إلى تعديل، وأي ملاحظات جمعتها من الضيوف.

ربط فعاليات أبوظبي بدبي والسعودية

تقيم مؤسسات كثيرة فعاليات في أكثر من مدينة خليجية خلال العام نفسه؛ مثل مؤتمر في أبوظبي، وعشاء للعملاء في دبي، وجناح في معرض بالرياض. يساعد التخطيط المشترك على اتساق الهوية البصرية، ويتيح تصميم عناصر الديكور والأجنحة لإعادة استخدامها، ويوفر شريكاً واحداً مسؤولاً عن البرنامج بأكمله.

الأسئلة الشائعة

كيف يختلف تخطيط الفعاليات في أبوظبي عنه في دبي؟

تستضيف أبوظبي نسبة أكبر من الجهات الحكومية والوفود الدبلوماسية وممثلي قطاعي الطاقة والاستثمار، ولذلك تركز فعالياتها غالباً بدرجة أكبر على البروتوكول والأسبقية والالتزام بالمواعيد والضيافة الراقية غير المتكلفة. أما دبي، فتستحوذ على حصة أكبر من الفعاليات الموجهة للمستهلكين وأنماط الحياة والمبيعات الدولية.

هل لديكم مكتب في أبوظبي؟

لا. يقع مقرنا الرئيسي في البحرين ولدينا دار إنتاج في الرياض. ويتواجد مديرو مشاريعنا في أبوظبي خلال مراحل التركيب والتنفيذ.

هل يمكنكم التخطيط لفعالية جانبية خلال أديبك أو معرض آخر في أدنيك؟

نعم. يمكننا التخطيط لعشاء أو حفل استقبال أو اجتماع للعملاء بالتزامن مع مشاركتك بجناح. وتشهد أسابيع المعارض إقبالاً كبيراً، لذلك نوصي بتأكيد الأماكن والفنادق في أقرب وقت ممكن.

هل تتولون ترتيبات البروتوكول للضيوف الرسميين؟

ندمج متطلبات البروتوكول التي تحددها الجهة المضيفة في ترتيبات الجلوس والوصول وغرف الانتظار وترتيب الكلمات وتوقيتها، وننسق عن كثب مع فريق البروتوكول لديك. أما قواعد البروتوكول نفسها فتضعها الجهة المضيفة.

هل نحتاج إلى تصريح لفعاليتنا؟

يعتمد ذلك على نوع الفعالية وموقعها وجمهورها. نتحقق من متطلبات كل مشروع مع إدارة المكان والجهة المختصة، وندرج خطوات الموافقة ضمن الجدول الزمني.

ما المعلومات التي ينبغي تضمينها في الاستفسار الأول؟

نوع الفعالية وأهدافها، والتواريخ المفضلة، وعدد الضيوف، والمكان أو المنطقة المفضلة، ونطاق الميزانية، وأي متطلبات للبروتوكول أو الهوية البصرية. تتيح لنا هذه المعلومات تقديم مقترح أولي مفيد.

هل تخطط لفعالية في أبوظبي؟

أخبرنا عن جمهورك ومواعيدك وأهدافك، لنقدّم توجهاً إبداعياً ومقترحات للأماكن وميزانية مفصّلة. وللبدء، أرسل قائمة المعلومات التالية: هدف الفعالية، التاريخ، المكان، عدد الضيوف، اللغات، النطاق المطلوب.

اطلب عرض سعر · info@the-concept.me · WhatsApp +973 3838 8827